Datenschutzerklärung für Lieferanten

Datenschutzerklärung für Lieferanten

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Lieferanten

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität und wird in allen Geschäftsprozessen von uns berücksichtigt. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

I. Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die nachfolgende beschriebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist:

ensian group GmbH, Zeppelinstr. 44, 88299 Leutkirch
mit der Sie eine Lieferantenbeziehung eingehen.

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:

Datenschutzberatung Walliser GbR
Altenwaldstraße 8, 72768 Reutlingen
E-Mail: datenschutz@elobau.de

II. Art, Umfang und Zwecke sowie Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

1. Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Lieferantenerstbefragung erheben wir sog. Logfiles (Protokolldaten). Diese Daten umfassen:

• IP-Adressen
• Datum und Uhrzeit der Anfragen
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-​Statuscode
• jeweils übertragene Datenmengen
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browsern
• Betriebssystem und dessen Oberflächen
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Diese Logfiles verarbeiten wir auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden umgehend gelöscht, wenn sie zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 90 Tagen nach Erhebung.

2. „Cookies“
Durch den Besuch unserer Webseite werden sog. „Cookies“ gesetzt. Hierbei handelt es sich um sog. kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, um unter anderem eine automatische Wiedererkennung bei Ihrem nächsten Besuch, eine ordnungsgemäße Funktion der Webseite sowie die Analyse der Benutzung der Webseite zu ermöglichen.
Diese gesetzten „Funktions-Cookies“, sind für die ordnungsgemäße Funktionalität der Webseite erforderlich, vgl. § 25 Abs. 2 TDDDG.
Die von uns gesetzten „Session Cookies“ werden nach Beendigung Ihres Browsers automatisch gelöscht .

3. Lieferantenregistrierung
Als Lieferant oder Dienstleister haben Sie die Gelegenheit, sich für die Aufnahme in unseren Lieferantenpool zu registrieren. Dafür ist es erforderlich, dass Sie zunächst die Lieferantenerstbefragung auf unserer Webseite ausfüllen.
Um Ihr Lieferantenprofil zu erstellen, um sie später zu berücksichtigen, erheben und speichern wir die folgenden personenbezogenen Daten, insbesondere:

• Firmenname
• Anschrift der Firma
• geschäftliche E-Mail-Adressen und geschäftliche Telefonnummern,
• Name und Vorname der Geschäftsführung
• Ansprechpartner für Vertrieb
• Ansprechpartner für Nachhaltigkeit
• Ansprechpartner für Compliance
• Ansprechpartner für Qualitätssicherung

Diese Daten werden von uns erfasst und verarbeitet, um den Registrierungsprozess durchzuführen und Ihr Lieferantenprofil auf unserer Plattform anzulegen.

Die Verarbeitung der Daten von Lieferanten (Unternehmen) erfolgt aufgrund der Vertragsanbahnung oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung der Daten der Beschäftigten und Ansprechpartner ihres Unternehmens erfolgt aufgrund unseres überwiegenden berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die relevanten Stamm- und Kontaktdaten der zuständigen Ansprechpartner unserer Lieferanten für evtl. Rückfragen und zur Kontaktaufnahme vorzuhalten.

III. Prüfung der Lieferanten

Im Rahmen der Registrierung führen wir eine Geschäftspartnerprüfung durch. Hierfür erheben wir allgemeine Daten zum Unternehmen, wie das Tätigkeitsgebiet des Unternehmens, die Branchenzugehörigkeit, die angebotenen Produkte, die Qualität im Hinblick der Herstellung und Fertigung und die Umweltverträglichkeit.

Diese Informationen werden von uns zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO iVm. §§ 3, 11 Geldwäschegesetz (GWG) sowie aufgrund des berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet, um Einkaufspartner und deren Leistungsfähigkeit zu identifizieren.

Zur Einhaltung unionsrechtlicher Sanktionsvorschriften führen wir Sanktionslistenprüfungen durch und verarbeiten hierzu geschäftliche Kontakt- und Identifikationsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit einschlägigen EU-Sanktionsverordnungen sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung rechtskonformer Geschäftsbeziehungen). Empfänger sind intern zuständige Stellen und ein vertraglich gebundener Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur gemäß den Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO. Die Speicherung erfolgt nur solange, wie es für die Geschäftsbeziehung oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

V. Datenweitergabe/Empfänger Ihrer Daten

1. 1. Prüfung von Einkaufspartnern (Geschäftspartnerprüfung)
   Wir übermitteln personenbezogene Daten wie z.B. Name, Vorname, von wirtschaftlich Berechtigten, Geschäftsführer/Vorständen, um die Integrität und Unabhängigkeit der jeweiligen Partner und ihrer Organe zu bewerten. Diese Übermittlung erfolgt im Rahmen unserer Geschäftspartnerprüfung aufgrund unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Prüfung findet nur statt, wenn ein bestimmtes Bestell- oder Auftragsschwellenwert überschritten wird.
2. Weitergabe an externe Dienstleister/Auftragsverarbeiter
   Wenn notwendig und gesetzlich zulässig, übermitteln wir Daten an externe Dienstleister, die uns bei bestimmten Dienstleistungen im Bereich Einkauf und Beschaffung unterstützen. Dazu gehören insbesondere unsere IT-Dienstleister, die uns bei Betrieb und Wartung unserer IT-Infrastruktur unterstützen.
3. Gemeinsame Nutzung eines CRM-Systems
   Zur Pflege von Kunden-, Lieferanten- und sonstigen Geschäftsbeziehungen, insbesondere zur Kunden- und Lieferantenbetreuung, zur Vertriebs- und Beschaffungssteuerung, zur Angebots- und Vertragsabwicklung sowie zur einheitlichen Kommunikation, nutzen wir ein zentral betriebenes Customer-Relationship-Management-System (CRM).

   In diesem System werden personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bei Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Interessenten verarbeitet, um eine konsistente und effiziente Betreuung sowie die Dokumentation der jeweiligen Geschäftsbeziehung sicherzustellen.

   Das CRM-System wird von mehreren Gesellschaften innerhalb unserer Unternehmensgruppe genutzt. Je nach konkretem Verarbeitungsvorgang verarbeiten diese Gesellschaften personenbezogene Daten entweder eigenständig oder gemeinsam. Soweit mehrere Gesellschaften gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, handeln sie als gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO.

   Zwischen den gemeinsamen Verantwortlichen besteht eine Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO, in der insbesondere die Zuständigkeiten für die Erfüllung der Informationspflichten sowie die Wahrnehmung der Betroffenenrechte geregelt sind.

   Das Wesentliche dieser Vereinbarung wird betroffenen Personen auf Anfrage zugänglich gemacht.

   Unabhängig von den internen Zuständigkeiten können betroffene Personen ihre Rechte gegenüber jeder beteiligten Gesellschaft geltend machen. Die entsprechenden Datenschutzkontakte sind in dieser Datenschutzerklärung benannt.

   Der Zugriff auf das CRM-System ist auf berechtigte Mitarbeitende beschränkt und erfolgt ausschließlich rollen- und aufgabenbezogen.

   Sofern im Rahmen der Nutzung des CRM-Systems ein Zugriff aus einem Drittstaat oder eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt, geschieht dies ausschließlich unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Eine solche Übermittlung erfolgt insbesondere nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder unter Verwendung geeigneter Garantien, wie etwa der Standardvertragsklauseln (SCC). Ergänzend werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Mit allen Dienstleistern, die für uns Auftragsverarbeitungen gemäß Art. 28 DSGVO durchführen, haben wir die erforderlichen Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen.

VI. Dauer der Speicherung von Daten

Wir speichern Ihre Daten, solange dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist oder wir ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Speicherung haben. Sollte die Speicherung Ihrer Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht.

VII. Ihre Rechte

Im Hinblick auf die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, stehen Ihnen folgende Rechte uns gegenüber zu:
Sie können jederzeit gem. Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, ob und welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns verwendet werden, für welche Zwecke die Verarbeitung erfolgt, woher die Daten stammen, an welche Empfänger die Daten allenfalls übermittelt werden und wie lange solche Daten bei uns gespeichert werden.

Wenn Sie feststellen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unrichtig sind, können Sie jederzeit die Richtigstellung solcher Daten verlangen, vgl. Art. 16 DSGVO (Berichtigung). Soweit Daten aus Ihrer Sicht unvollständig sind, können Sie auch eine Ergänzung von Daten verlangen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig ist oder ohne ausreichende Rechtsgrundlage erfolgt oder aus anderen Gründen unrechtmäßig ist, können Sie die Löschung dieser Daten verlangen, Art. 17 DSGVO.
Anstelle der Löschung von Daten können Sie auch die Einschränkung der Datenverwendung nach Art. 18 DSGVO verlangen, wenn Daten unrechtmäßig verwendet werden. Eine solche Einschränkung der Datenverwendung können Sie insbesondere auch verlangen, wenn Sie die Richtigkeit von Daten bestreiten oder Widerspruch gegen eine Datenverwendung eingelegt haben.

Hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben und die auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung verwendet werden, können Sie verlangen, dass Ihnen diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinen-lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden, Art. 20 DSGVO (Datenübertragbarkeit). Sie können außerdem verlangen, dass diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verletzt wurden, steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu erheben, Art. 77 DSGVO. Insbesondere können Sie sich an die Aufsichtsbehörde, welche für Ihren Aufenthaltsort, Ihren Arbeitsplatz oder den Ort des vermuteten Verstoßes zuständig ist, wenden.

Örtlich zuständig ist für uns: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstr. 20, 70173 Stuttgart.

Wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die eine Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir auf Grundlage einer Interessensabwägung verwenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), unzulässig macht, steht Ihnen gem. Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen eine solche Datenverwendung zu. Des Weiteren steht Ihnen das Recht zu, ihre datenschutzrechtlich erteilte Einwilligung jederzeit gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@elobau.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

Stand: 01.10.2024